スタッフのマイナンバー管理は要注意！

オーナーはお給料を支払う立場として、スタッフのマイナンバーを集める必要性があることは前回お伝えしました。言うまでもありませんがマイナンバーは大切な個人情報。自分のマイナンバーを必要以上に知られることがイヤなのはスタッフも同じです。提出が必要な行政機関以外の不特定の他者に知られてしまった場合、さまざまな形で悪用されるリスクがあります。だからきっちりと管理して保管することが必須なのです。

マイナンバー導入にあたって、オーナーがやるべきポイントは次の６つです。まずはここから徹底しましょう。

1）マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。
担当者以外がマイナンバーを取り扱うことがないように、取扱責任者や事務取扱担当者など担当者を明確にしましょう（人数の少ないサロンの場合はオーナーと委託契約先の税理士または社会保険労務士だけが扱うなど）。

2）マイナンバーをスタッフから取得する際は、利用目的を伝え、番号の確認と本人の確認をしましょう（前回参照）。

3）マイナンバーが記載された書類は、盗難されないように管理を厳重にしましょう。
保管方法の一例として、紙の書類でマイナンバーが書かれたものを保管する場合は、カギのかかる場所に！

4）ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。
パソコンにデータとして保管する場合は、外部からの不正アクセスをされないような対策を。また、そのデータにアクセスできる人を限定して決めておきましょう。

5）退職や契約終了でスタッフのマイナンバーが必要なくなったら、確実に廃棄しましょう。
※「下にあるPOINT3」参照。

6）スタッフにマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。
スタッフにもマイナンバー制度や個人情報の取り扱いの大切さについて知ってもらうことが重要です。

スタッフから取得したマイナンバーは、税分野や社会保障分野などの用途以外では使ってはいけないと前回お伝えしましたが、保管についても同様。スタッフが退職するなどして、その人の事務処理をサロンでする必要がなくなった場合、その人のマイナンバー情報は廃棄または削除しなければなりません。
ただし、退職後にも関連書類が必要となることがあり、手続きの内容によって保存期間が決められています。退職したその日に廃棄するわけではないので、正確に知っておく必要があります。